Comment envoyer un e-mail à un directeur de thèse : modèle et exemple

Pourquoi cet e-mail compte

Un professeur reçoit chaque semaine de nombreux e-mails d’étudiants qui souhaitent un doctorat. La plupart de ces e-mails restent sans réponse. Vous pouvez améliorer vos chances. Rédigez un e-mail court et clair. Reliez-le aux recherches réelles du directeur de thèse. Facilitez-lui la réponse positive.

Renseignez-vous d’abord sur le directeur de thèse

Faites-le avant d’écrire le moindre mot.

Lisez la fiche du directeur de thèse sur le site du département.
Lisez deux ou trois de ses articles récents ou pages de projet.
Vérifiez si sa fiche indique qu’il accueille de nouveaux doctorants cette année.
Vérifiez la procédure de candidature du département. Certains départements demandent de candidater d’abord via un bureau central des admissions, puis de contacter le directeur de thèse seulement ensuite, ou en même temps.

Conseil : UCL et l’université d’Oxford préviennent tous deux que de nombreux étudiants envoient des e-mails qui ne correspondent pas au domaine de recherche réel du professeur. Le personnel supprime ces e-mails rapidement. Reliez toujours votre message à des travaux précis réalisés par le directeur de thèse.

Quand envoyer votre e-mail

Envoyez votre e-mail bien avant la date limite de candidature. De nombreux programmes de doctorat et bailleurs fixent des dates limites six à douze mois avant la date de début. Consultez la page du département pour les dates limites exactes et le calendrier des trimestres.

Contactez plus d’un directeur de thèse possible. Rédigez un e-mail distinct et personnalisé pour chacun. N’envoyez jamais le même e-mail à deux professeurs. Des universités comme Warwick soulignent que montrer que vous comprenez les recherches du directeur de thèse et l’adéquation compte plus que rédiger un long e-mail.

Comment écrire l’e-mail, étape par étape

Utilisez un objet clair. Indiquez votre objectif et votre sujet, par exemple : « Prospective PhD student interested in [your topic] ».
Utilisez une formule d’appel formelle. Écrivez « Dear Professor [Surname] » ou « Dear Dr [Surname] ». Utilisez le titre correct.
Présentez-vous en une ou deux phrases. Indiquez votre nom, votre diplôme actuel et votre établissement.
Expliquez pourquoi vous contactez cette personne. Nommez un ou deux de ses articles ou projets. Expliquez comment vos intérêts se relient à ses travaux.
Exposez votre intérêt de recherche en quelques phrases. Vous n’avez pas besoin d’une proposition de recherche complète à ce stade. Un court aperçu suffit pour un premier e-mail.
Posez une question claire. Par exemple, demandez si elle ou il prévoit d’accueillir de nouveaux doctorants pour l’année à venir, et si elle ou il est ouvert à un court appel.
Joignez votre CV et un court aperçu. Gardez des fichiers légers. Nommez-les clairement, par exemple « CV_YourName.pdf ».
Terminez poliment. Remerciez le destinataire pour son temps. Indiquez votre nom complet et votre université.

Un exemple d’e-mail que vous pouvez adapter

Objet : Prospective PhD student interested in [your research topic]

Dear Professor [Surname],

My name is [Your Name]. I am a final-year master's student in [your field] at [your university]. I am writing because I am very interested in your work on [specific paper or project], which I read on [where you found it].

My own background is in [one or two sentences about your experience]. I am looking for a PhD supervisor for the [year] intake, and I believe my interests connect closely to your group's work on [topic].

Could you tell me if you plan to take new PhD students for this period? I would also welcome a short call to discuss a possible project. I have attached my CV and a one-page outline of my research interests.

Thank you for your time and consideration.

Best regards, [Your full name] [Your university and department]

Modifiez les parties entre crochets pour chaque e-mail. Ne réutilisez pas le même texte rempli pour deux professeurs différents.

Quelles pièces joindre

Document	Pourquoi vous en avez besoin
CV (1-2 pages)	Montre rapidement votre parcours et vos compétences
Court aperçu de recherche (environ 1 page)	Montre que vous avez une idée réelle et précise
Relevé de notes ou notes (seulement si demandé)	Appuie votre dossier académique

Gardez l’e-mail lui-même court. Mettez les détails dans les pièces jointes, pas dans le corps de l’e-mail.

Erreurs courantes

Envoyer un e-mail générique à de nombreux professeurs.
Rédiger un long e-mail sans question claire à la fin.
Interroger le directeur de thèse sur des règles d’admission ou des financements qu’il ne peut pas décider. Adressez-vous plutôt au bureau des admissions.
Joindre des fichiers volumineux ou des fichiers aux noms peu clairs.
Écrire à un professeur qui n’est pas actif dans votre domaine de recherche. Vérifiez d’abord ses publications récentes.

Si vous ne recevez pas de réponse

Attendez environ deux semaines. Envoyez ensuite un seul e-mail de relance court et poli. Si vous ne recevez toujours pas de réponse, passez au directeur de thèse suivant sur votre liste. Une absence de réponse est courante. Elle est rarement personnelle. Le personnel est souvent absent, en congé ou confronté à une boîte de réception pleine.

Où trouver des postes ouverts

Vous n’êtes pas obligé de trouver chaque opportunité par un e-mail spontané. De nombreuses universités et équipes de recherche publient directement des postes de doctorat financés, avec le directeur de thèse et le financement déjà en place.

Parcourez les postes de doctorat et postes de doctorat financés actuels pour trouver des projets qui ont déjà un directeur de thèse nommé. Si vous souhaitez étudier dans un pays précis, consultez nos guides pour les Pays-Bas, l’Allemagne, la Suède et d’autres pays.

Conseil : Lorsqu’un poste est déjà publié et financé, vous pouvez souvent éviter l’e-mail spontané et candidater directement via la procédure indiquée.

PhD Atlas fait correspondre les postes de doctorat ouverts à votre CV, afin que vous passiez moins de temps à chercher et plus de temps à rédiger de bonnes candidatures.