Cara Menulis Surat Motivasi PhD (Dengan Struktur dan Contoh)
Pelajari apa saja yang harus dicakup surat motivasi PhD, berapa panjangnya, dan kesalahan apa yang membuat komite menolak kandidat kuat.
Surat motivasi PhD menjelaskan kepada komite admisi mengapa Anda ingin menempuh program doktor yang spesifik ini. Ini bukan CV kedua. Ini adalah argumen Anda tentang mengapa Anda adalah orang yang tepat untuk penelitian ini, di universitas ini, sekarang.
Banyak pelamar kehilangan nilai di sini. Mereka mengulang CV, atau menulis pujian generik untuk universitas. Panduan ini menunjukkan cara menyusun surat, berapa panjangnya, dan apa yang harus dihindari.
Apa yang harus dilakukan surat motivasi
Surat motivasi berbeda dari surat lamaran untuk pekerjaan. Surat ini harus menjawab tiga pertanyaan:
- Mengapa Anda ingin menempuh program doktor, dan mengapa topik ini?
- Mengapa universitas ini dan pembimbing ini?
- Mengapa Anda adalah kandidat yang tepat untuk penelitian ini?
Graduate School for the Humanities Universitas Groningen menyatakan hal ini secara langsung untuk pelamar PhD eksternal: surat harus menjelaskan bagaimana program doktor sesuai dengan rencana karier Anda, mengapa universitas mereka adalah tempat yang tepat untuk penelitian Anda, dan mengapa Anda adalah orang yang tepat untuk melakukannya. Jangan berasumsi setiap komite menginginkan hal yang sama. Baca panggilan atau halaman admisi untuk program target Anda terlebih dahulu.
Tip: Jangan pernah membuka surat Anda dengan mengulang tanggal lahir, gelar, atau nama universitas. Komite sudah memiliki CV Anda. Gunakan baris pertama untuk menyatakan minat penelitian Anda.
Panjang: tidak ada satu standar tunggal
Batas panjang bervariasi menurut universitas dan program. Jangan gunakan satu surat dengan satu panjang tetap untuk setiap lamaran.
| Contoh | Batas yang dinyatakan |
|---|---|
| Universitas Groningen, Graduate School for the Humanities (kandidat PhD eksternal) | maksimum 650 kata |
| Universitas Göttingen, program master Intercultural Theology (panduan menulis surat berdasarkan manual DAAD) | Sekitar 1 halaman, maksimum 1,5 halaman |
Pendekatan paling aman: cari di halaman "cara melamar" atau "persyaratan admisi" milik program itu sendiri untuk kata "motivation letter", "statement of purpose", atau "letter of intent". Jika halaman mencantumkan jumlah kata atau batas halaman, ikuti dengan tepat. Surat yang melebihi batas yang dinyatakan dapat ditolak karena alasan teknis sebelum ada yang membaca argumen Anda. Jika halaman tidak mencantumkan batas, jaga surat tetap satu halaman.
Struktur, paragraf demi paragraf
Gunakan struktur ini sebagai titik awal, lalu sesuaikan dengan pertanyaan yang diminta oleh panggilan spesifik.
1. Pembuka: minat penelitian Anda
Nyatakan topik atau pertanyaan yang mendorong Anda. Hubungkan dengan sesuatu yang konkret: bab tesis, proyek yang Anda kerjakan, makalah yang mengubah cara Anda berpikir tentang bidang tersebut. Hindari pembuka slogan seperti "Sejak kecil, saya sudah sangat tertarik pada...".
2. Persiapan Anda
Jelaskan apa dalam latar belakang akademik dan penelitian Anda yang mempersiapkan Anda untuk program doktor spesifik ini. Sebutkan proyek, metode, dan keterampilan nyata. Jangan hanya mengulang transkrip Anda; jelaskan apa yang Anda pelajari dari mengerjakan pekerjaan tersebut.
3. Kesesuaian dengan program dan pembimbing
Katakan mengapa kelompok penelitian ini, pembimbing ini, atau panggilan ini sesuai dengan minat Anda. Sebutkan proyek, laboratorium, atau lini penelitian yang spesifik. Surat yang dapat dikirim ke universitas mana pun tanpa perubahan menandakan bahwa Anda tidak melakukan riset.
4. Rencana dan tujuan Anda
Katakan apa yang ingin Anda selidiki dan, jika panggilan mengizinkan, gambarkan pendekatan Anda. Jika program meminta proposal penelitian terpisah, buat bagian ini singkat di sini dan letakkan rencana lengkapnya di dokumen tersebut. Universitas Groningen, misalnya, meminta surat motivasi dan proposal penelitian terpisah hingga 2.000 kata; kedua dokumen tidak boleh saling mengulang.
5. Penutup
Nyatakan kembali motivasi Anda dalam satu atau dua kalimat dan tutup secara formal. Jangan menambahkan klaim baru di sini.
Kesalahan umum
- Mengulang CV. Surat motivasi yang mencantumkan lagi gelar dan tanggal Anda membuang ruang yang Anda miliki untuk menyampaikan argumen.
- Menulis satu surat generik untuk setiap lamaran. Komite membaca banyak surat setiap tahun dan menyadari surat yang tidak menyebutkan program, pembimbing, atau proyek spesifik mereka.
- Mengabaikan pertanyaan yang dinyatakan. Beberapa program mencantumkan pertanyaan spesifik yang harus dijawab surat, misalnya tentang tujuan profesional Anda atau apa yang Anda harapkan untuk dipelajari. Jawab setiap pertanyaan.
- Klaim berlebihan. Hindari janji yang tidak dapat Anda dukung, seperti menjamin hasil spesifik dari penelitian yang Anda rencanakan.
- Koreksi ulang yang lemah. Surat dengan kesalahan tata bahasa atau ejaan melemahkan klaim Anda bahwa Anda dapat menulis secara akademis. Panduan menulis surat salah satu universitas Jerman, berdasarkan manual DAAD, meminta pelamar untuk mengoreksi ulang teks dan memotong hal yang tidak perlu, karena surat juga merupakan contoh tulisan akademik Anda.
- Pujian alih-alih argumen. Pujian umum tentang betapa bagus atau terkenalnya suatu universitas terbaca sebagai pengisi, bukan sebagai alasan untuk menerima Anda.
Gaya: menulislah seperti peneliti, bukan halaman penjualan
- Gunakan nada reflektif dan faktual. Hindari bahasa berbunga-bunga, berlebihan, dan pujian.
- Jangan menjelaskan kembali keuntungan program kepada komite admisi; mereka yang menulis deskripsi program dan tidak perlu diringkas.
- Gunakan ruang Anda untuk menyajikan diri dan kesesuaian Anda, bukan pujian umum.
- Buat kerangka terlebih dahulu, lalu tulis, lalu potong. Hapus pertanyaan pemicu atau judul dari draf akhir Anda kecuali instruksi meminta Anda mempertahankannya.
Di mana ini berada dalam lamaran PhD Anda
Surat motivasi adalah satu dokumen di antara beberapa. Sebagian besar lamaran PhD juga memerlukan CV akademik, transkrip, dan sering kali email langsung ke calon pembimbing sebelum Anda melamar. Lihat panduan kami tentang cara mengirim email ke calon pembimbing PhD jika Anda belum menghubungi satu pun.
Sebelum mengirim apa pun, baca kembali panggilan sekali lagi. Jika panggilan mencantumkan jumlah kata, daftar pertanyaan spesifik, atau judul yang diperlukan, anggap itu sebagai instruksi sebenarnya, dan anggap panduan ini sebagai struktur umum di baliknya.
Tip: Simpan setiap versi surat Anda dengan nama file yang mencantumkan universitas dan program. Menggunakan kembali surat dari lamaran lain, tanpa mengubah bagian spesifiknya, adalah kesalahan umum yang terlihat.
PhD Atlas mencantumkan posisi PhD di Eropa dan di Belanda, Jerman, Swedia, dan negara lain saat ini, dengan pembimbing dan proyek disebutkan, sehingga Anda dapat menulis surat yang spesifik sejak baris pertama. Daftar dan PhD Atlas mencocokkan posisi terbuka dengan CV Anda.